Uudised

Järgmise aasta 1. juulist jõustuvad mitmed e-arveid puudutavad olulised muudatused. Selle põhjuseks on oktoobri alguses välja kuulutatud raamatupidamise seaduse muutmise seadus. Ehkki muudatustest pole seni veel palju avalikult räägitud, puudutavad need märkimisväärselt nii era- kui ka avalikku sektorit ning nõuavad valmistumist.

Selguse huvides on alustuseks oluline teada, et e-arvena käsitletakse masintöödeldavaid arveid ehk saatja süsteemist vastuvõtja süsteemi automaatselt liikuvaid arveid. Erasektoris levinud e-kirjaga edastatavad PDF või Exceli formaadis arved nende hulka ei kuulu.

Üleminek ühtsele standardile

Esimese olulise muudatusena kaob e-arvete seni kehtinud topelt-standard. Kuna Eestis algselt kasutusele võetud e-arvete standard ei ühti hiljem välja arendatud Euroopa standardiga, minnakse nüüd üle vaid viimasele. Seega on edaspidi nõuetekohased vaid Euroopa standardile (EN 16931-1) vastavad e-arved. Alles jääb siiski ka võimalus leppida osapooltel soovi korral kokku muu asjakohase standardi kasutamises.

Muudatuse oodatav positiivne mõju seisneb võimalike arusaamatuste vältimises, mis kahe paralleelselt kehtinud standardi kasutamisele oli seni sisse kirjutatud. Ühtse piiriülese standardi kasutamine peaks eelkõige abiks olema eksportivatele ja importivatele ettevõtjatele, kuid ühe standardiga kaasnevast selgusest võidavad aja jooksul ilmselt teisedki.  

E-arvete nõudmise õigus

EY 2021. aasta lõpus tehtud uuringu “E-arvete kasutamine avalikus sektoris ja ettevõtluses. Lõpparuanne” kohaselt ringleb Eesti majanduses aastas umbes 75 miljonit arvet. E-arvete osakaal on nendest umbes 45%, millest omakorda 2/3 moodustavad telekommunikatsiooni- ja infrastruktuuri ettevõtete (energiamüük, võrguteenused jms) esitatavad arved. Ettevõtete vaheliste arvete maht on aastas umbes 52 miljonit, millest e-arved moodustavad alla veerandi. Mikro- ja väikeettevõtete vahelistes arveldustes on e-arvete osakaal kõigest viis protsenti. 

Olukorra parandamiseks tekib teise olulise muudatusena kõikidel end äriregistris e-arve vastuvõtjana registreerinud raamatupidamiskohuslastel (sh avalikul sektoril) õigus nõuda kauba või teenuse müüjalt e-arve esitamist. Seda muutust on põhjendatud peamiselt just asjaoluga, et kui avalik sektor on sisuliselt e-arvetele suutnud üle minna, siis erasektoris on endiselt arenguruumi.

Oodata võib tekkivaid raskusi

Üldiselt ollakse seisukohal, et e-arvete kasutamine peaks tooma ettevõtjatele rahalist kokkuhoidu ning vähendama halduskoormust. Kindlasti on see ka positiivne samm keskkonnasäästliku ja vastutustundliku juhtimise suunas. Samas ei tähenda see praktikas, et kõik sellest koheselt võidaksid. Eriti arvestades väike- ja mikroettevõtjate poolt esitatavate arvete vähesust.

Samuti võib esialgu esineda probleeme suurematel ettevõtetel, kel puudub lepingutes arvete esitamise tingimuste kokkulepe. Seda põhjusel, et teenuse osutajatele ja kaupade müüjatele ei teki kohustust e-arve esitamiseks, vaid ostjale antakse õigus e-arve nõudmiseks. See võib praktikas tähendada ettevõtjatele ka väga suurtes kogustes e-arvete soovide edastamise vajadust. Samuti jälgimist, kui paljud esitatud e-arvete soovidest raamatupidamise nõuetest, sh maksude deklareerimise aspektist, õigeaegselt lepingupartnerite poolt täidetakse. 

Üleminekuga kaasnevaid raskusi saavad ja ka peaksid nii riik kui ka ettevõtjate liidud ja võrgustikud teavitustöö ning täiendavate IT-lahenduste pakkumisega leevendada. Ettevõtjate vähene teadlikkus e-arvete positiivsetest mõjudest ja kasutamata võimalustest on suures osas endiselt vähese teavitustöö tulemus. Just seetõttu võivad paljud ettevõtjad leida end järgmise aasta suvel ootamatust olukorrast, kus neilt nõutakse e-arvete esitamist. Samal ajal puudub aga teadmine, kas vastavat nõuet tuleks täita, kuidas seda tehniliselt teha ning mis on e-arve esitamata jätmise tagajärjed.

Ettevalmistustega tuleks alustada

Oluline on ka asjaolu, et viidatud EY uuringu kohaselt oli 2021. aasta septembri seisuga Eestis vaid viis e-arve operaatorit. Seaduse muudatuste menetlusega seotud dokumente läbi vaadates ei ilmnenud, et neid oleks protsessi kaasatud. Isegi kui vastava operaatorteenuse pakkujaid on viimase paari aastaga lisandunud, on uute nõuete täitmise tehniline võimekus koondunud endiselt pigem väikese grupi ettevõtjate kätte. Laiem teavitustöö (sh IT-teenuse sektoris) oleks siinkohal teenuse osutamise mõttes kindlasti konkurentsi soodustav.

Olukord, mille kohaselt ei teki müüjatele ja teenuste osutajatele mitte e-arve esitamise kohustus, vaid ostjad ja teenuste tarbijad saavad e-arvete nõudmise õiguse, on õiguslikult keeruline konstruktsioon. Seega võib e-arve saamise soovi korral selle esitamata jätmise tagajärgede osas saabuval suvel ka omajagu õiguslikku segadust tekkida. See on kindlasti aspekt, mida oleks võinud seaduse muutmise menetluse käigus põhjalikumalt analüüsida ning seletuskirja vahendusel seaduse rakendajatele paremini lahti selgitada.

Võimalikult sujuvaks üleminekuks tasuks ettevõtjatel kindlasti veenduda, et olemasolevates ning uutes sõlmitavates lepingutes oleks arvete esitamise/saamise tingimused reguleeritud. Samuti tasub muus vormis arvete kasutamiselt e-arvetele üleminekuks võimalikult varakult ettevalmistusi teha, et vältida hilisemat ajahätta jäämist.

Avaliku sektori võimalused laienevad

Kolmas oluline muudatus puudutab avalikule sektorile arvete esitamise korda. Nimelt kaob kohustus esitada avaliku sektori üksustele igal juhul üksnes e-arveid. Kuigi avalikule sektorile on e-arvete esitamine Eestis kohustuslik alates 2019. aastast, pidas seadusandja vajalikuks seda muuta selliselt, et soovi korral võib avalik sektor lepingu teise poolega kokku leppida ka muul viisil esitatavate arvete vastuvõtmises.

E-arve vastuvõtmine muutub lihtsamaks

Praegu kehtiva korra kohaselt algatab äriregistris e-arvete vastuvõtjana registreerimise e-arve operaator, keda tuleb selleks eelnevalt volitada. Pärast käitleja avaldust ja raamatupidamiskohuslaselt vastava kinnituse saamist registreerib äriregister viimase e-arve vastuvõtjaks. Tulevikus ettevõte küll võib, kuid ei pruugi enam kasutada enda e-arvete vastuvõtjaks registreerimiseks Eestis paikneva e-arvete operaatori teenuseid. Muudatusega tehakse registreerimine avatumaks ja lihtsamaks, võimaldades selle algatamist ka raamatupidamiskohuslase enda poolt.

Seni kehtinud erandid jäävad kehtima

Kehtima jäävad eritingimused selle kohta, millistel juhtudel e-arvete esitamise nõudeid kohaldama ei pea. Sellised erandlikud olukorrad on järgmised:

• masintöödeldav algdokument esitatakse julgeolekuasutusele;
  
• masintöödeldav algdokument sisaldab riigisaladust või salastatud välisteavet;
  
• masintöödeldava algdokumendi andmetele laieneb seaduse alusel kutse- või
  
• ametisaladuse hoidmise kohustus;
  
• masintöödeldava algdokumendi vormingu ja esitamise kohta on seaduse või selle alusel antud määrusega ette nähtud raamatupidamise seaduses sätestatust erinev kord. Nimetatud erijuhtudel lepitakse arve vorming ja esitamise tingimused kokku tehingupartnerite vahel.