Varsti pea aasta kehtib Eestis tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seadus, mida laiemalt tuntakse ka kui vilepuhuja seadust. See seab kohustuse luua teatud tööandjatel – sh kõikidel üle 50 töötajaga ettevõtetel – konfidentsiaalne ja turvaline teavituskanal ning kehtestada selle kasutamiseks selged reeglid. Lisaks tuleb määrata isik või üksus, kes vastutab rikkumisteadete vastuvõtmise, käsitlemise ja teavitajale tagasiside andmise eest.
Vilepuhujate kaitse kui nähtus ei ole pelgalt seadusest tulenev tehniline kohustus, vaid võimalus tugevdada organisatsiooni sisekultuuri, avastada riske ja probleeme varakult ning suurendada usaldust tööandja ja töötajate vahel. Hästi koostatud juhend on seejuures võtmetähtsusega. Toetudes kogemustele avaliku ja erasektori nõustamisel, toovad advokaadibüroo RASK vandeadvokaadid Annika Vait ja Kai Villemson välja kümme kõige olulisemat aspekti, milleta ükski vilepuhumise juhend täielik ei ole.
1. Selgita, mida vilepuhumine tähendab
Iga juhend vajab arusaadavat algust. Selgita, et vilepuhumine tähendab heausklikult antud teavitust võimalikust õigusrikkumisest, millel on avalik huvi. Määratle, kellele juhend kehtib – töötajad, ametnikud, praktikandid, endised töötajad, alltöövõtjad jms – ning loo ühine arusaam, miks selline teavitamine on oluline ja kuidas see aitab organisatsioonil paremini toimida. Oluline on mõista, et seadus käsitleb vilepuhujatena oluliselt laiemat ringi isikuid kui ainult töötajaid ja ametnikke.
2. Kirjelda, millistest rikkumistest saab teavitada
Vilepuhumise kaitse ei laiene igale tööalasele erimeelsusele. Seepärast peaks juhend selgitama, millistest rikkumistest saab selle juhendi alusel teavitada – näiteks korruptsioon, rahapesu, keskkonnakahju, tööohutus, andmekaitse jne. Valdkonnad, millele vilepuhumise kaitse ja sellega seotud tööandja kohustused kehtivad, on ammendava loeteluna seaduses nimetatud. Seetõttu tasub ära märkida, et näiteks isiklik töökonflikt ilma seaduse mõistes laiemat avalikku huvi omamata vilepuhumiseks ei kvalifitseeru.
3. Näita, kuhu ja kuidas saab teate esitada
Teavitamine peab olema piisavalt mugav ja turvaline. Selgita, milliseid kanaleid organisatsioon kasutab – näiteks spetsiaalne e-posti aadress, turvaline veebiplatvorm, vihjetelefon ja/või usaldusisik. Oluline on, et potentsiaalsed vilepuhujad, sh töötajad, mõistaksid, kuidas protsess toimib ja kelle poole nad pöörduda saavad, kui neil on võimaliku rikkumise kahtlus. Samuti tagamaks kindlustunne, et saadud teavet käsitletakse ja hoitakse konfidentsiaalsena.
4. Kirjelda teate menetlemise protsessi
Vältimaks kahtlusi ja vähendamaks hirme, tuleb juhendis selgelt kirjeldada, mis teatega edasi tehakse. Seadus näeb ette, et üldjuhul tuleb teate kättesaamist kinnitada seitsme päeva jooksul ning kasutusele võetud meetmetest teavitada hiljemalt kolme kuu jooksul. Lisaks tuleks vilepuhujat teavitada menetluse lõpptulemustest. Neid kinnitamisi ja teavitamisi ei tehta, kui teate esitaja on selle kas ise otsesõnu keelanud või seaks temaga ühenduse võtmine ohtu tema konfidentsiaalsuse.
5. Kinnita konfidentsiaalsuse tagamine
Usaldusliku keskkonna loomiseks tuleb tagada teavitaja andmete ning avaldatud teabe konfidentsiaalsus. Juhend peaks kirjeldama, kuidas on tagatud vastavus isikuandmete kaitse üldmäärusega (GDPR), kes pääseb teabele ligi ning millised tehnilised ja organisatsioonilised meetmed on rakendatud andmete kaitseks.
6. Rõhuta vilepuhuja kaitset survemeetmete eest
Teavitajate kaitse ei ole formaalsus. Seadus keelab igasugused vastumeetmed, nagu töölepingu lõpetamine, palga alandamine, diskrimineerimine, alandamine või töötingimuste halvendamine. Juhend peaks need näited välja tooma ning andma teavitajale kindlustunde, et tema õigusi austatakse.
7. Juhi tähelepanu teadlikult valeteadete esitamise tagajärgedele
Vilepuhuja kaitse ei laiene olukordadele, kus esitatakse teadlikult valeinfot. Juhendis tuleks selgelt välja tuua, et teadlik valeteate esitamine võib kaasa tuua tööõiguslikke distsiplinaarmeetmeid kui ka seadusest tuleneva vastutuse – üldjuhul rahatrahvi.
8. Määra, kuidas andmeid säilitatakse ja dokumenteeritakse
Rikkumisteated ja nende käsitlemine tuleb dokumenteerida süsteemselt ning säilitada turvaliselt. Juhend peaks andma lühikese ülevaate sellest, kui kaua ja mis kujul andmeid säilitatakse ning kes vastutab nende haldamise eest.
9. Juhend vajab pädeva isiku kinnitust
Lõpuks tuleb juhend ametlikult kinnitada. Äriühingutes saab seda teha eraldi juhatuse otsusega või vähemalt ühe juhatuse liikme poolt allkirjastatud kinnituse kaudu, kui tal on iseseisev esindusõigus. See samm tagab, et juhend muutuks organisatsioonis kehtiva reeglistiku osaks ja sellel oleks juhtkonna toetus.
10. Koolita ja teavita töötajaid
Ükskõik kui hästi koostatud juhend jääb kasutuks, kui töötajad sellest midagi ei tea. Määratle, kuidas juhendit tutvustatakse ning veendu, et seda nõuetekohaselt ka tehakse. Kindlasti korralda koolitused juhtidele ning teateid menetlevatele isikutele, vajadusel saad selleks kasutada ka majaväliste õigusnõustajate abi.
Hea vilepuhumise juhend on praktiline tööriist, mis aitab ennetada probleeme. Mida selgem ja usaldusväärsem on protsess, seda kindlamalt tunnevad end ka töötajad – julgedes vajadusel märku anda, kui miski pole korras. Tõhus vilepuhumise korraldus näitab, et organisatsioon väärtustab läbipaistvust ning hoolib oma inimestest. Lisaks on see hea tööriist tööalaste protseduurivigade tuvastamiseks ning nendest õppimise kaudu süsteemide parandamiseks. Seega tasub uute kohustuste taga näha ka nendega kaasnevat positiivset mõju ning see organisatsiooni ja oma töötajate heaks tööle rakendada.